FAQ — Questions fréquentes¶

Regardez dans vos courriers indésirables (spam). Si rien n'arrive au bout de 5 minutes, demandez à votre administrateur de vous renvoyer l'invitation depuis Utilisateurs & Invitations → Invitations.

Les liens sont valables 72 heures (3 jours). Passé ce délai, l'invitation apparaît comme Expirée : demandez à la personne qui vous a invité(e) de vous en envoyer une nouvelle.

Votre compte n'est pas encore activé. Contactez votre administrateur NK Software. (Un compte créé depuis une invitation est actif tout de suite : ce message ne devrait pas apparaître dans ce cas.)

Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? », saisissez votre email et suivez les instructions reçues.

Cliquez sur l'icône ☀️ / 🌙 en haut à droite de l'écran.

Cliquez sur le bouton ? en haut à droite : le guide s'ouvre dans un nouvel onglet.

Le menu dépend de votre rôle. Si une rubrique vous manque, demandez à votre administrateur d'ajuster vos accès. Voir Comprendre vos accès.

Votre accès est limité aux entités qui vous ont été attribuées. Demandez à votre administrateur d'élargir votre périmètre.

Cliquez sur la cloche 🔔 en haut à droite. Le bouton « Tout marquer comme lu » vide la liste.

Workspace → Groupe (facultatif) → Entreprise → Business Unit (facultatif). Chaque niveau dépend du précédent.

Certains champs facultatifs (adresse, logo, téléphones…) ne sont pas remplis. Ouvrez la fiche de l'entité et complétez-la pour atteindre 100 %.

Un Super Admin ou un Admin peut d'abord l'archiver (réversible — voir Entités archivées), puis, s'il le souhaite, le supprimer définitivement. La suppression définitive est irréversible : elle efface aussi tout ce que contient le workspace.

Ouvrez la fiche de l'entreprise, onglet Actionnaires, ou la page Structure → Actionnariat. Voir Actionnaires.

• Calculatrice : vous connaissez le capital, le taux et la durée — le plus rapide.
• Import Excel / CSV : vous avez déjà un échéancier dans un fichier.
• Saisie manuelle : prêt particulier ou ajustement précis.

Oui : ouvrez sa fiche et cliquez sur « Modifier ». Un emprunt Terminé ne peut plus être modifié.

Vérifiez que les quatre colonnes (Date, Capital, Intérêts, Assurance) sont bien associées et que les montants utilisent le point décimal. Attention : si l'erreur apparaît après « Sauvegarder l'import », consultez la liste des emprunts avant de recommencer, l'emprunt y figure peut-être déjà.

Ouvrez la fiche de l'emprunt et cliquez sur « Marquer payé » sur la ligne concernée. « Annuler » permet de revenir en arrière.

• Linéaire : la même charge chaque année — simple et courant.
• Dégressif : plus de charge au début — adapté aux équipements qui vieillissent vite.

Dans la liste des actifs, utilisez l'action de suppression de la ligne. La suppression est définitive.

• Détaillé : chaque bien est suivi individuellement.
• Global : vous saisissez seulement le montant annuel total (par exemple celui de votre liasse fiscale).

72 heures. Ensuite, l'invitation est Expirée et il faut en envoyer une nouvelle.

Oui : dans l'onglet Invitations, cliquez sur « Annuler » sur l'invitation en attente.

Oui : dans Utilisateurs & Invitations, cliquez sur « ... » puis « Modifier ».

Cliquez sur « ... » puis « Suspendre ». L'utilisateur perd son accès aussitôt, mais son compte est conservé.

Il peut consulter et modifier les emprunts, dotations et données comptables des entités qui lui sont attribuées, importer la comptabilité et la structure, et inviter des Managers et des Utilisateurs sur son périmètre. Il n'a pas accès au journal d'audit, aux paramètres, ni au paramétrage des comptes.

Les fichiers .csv, .xlsx, .xls et .txt, jusqu'à 10 Mo. Pour un fichier plus gros, découpez-le en plusieurs imports.

Ouvrez la fiche de l'entreprise (Structure), cliquez sur « Modifier » et renseignez Dernier exercice clôturé (et Fin d'exercice). Relancez ensuite l'import. Voir Import des données comptables.

Oui : après l'avoir configurée, cliquez sur « Enregistrer » et donnez-lui un nom. Elle apparaîtra dans la liste, avec les filtres Workspaces et Globaux.

Oui. Dans Historique des imports, cliquez sur « Restaurer » sur l'import archivé que vous voulez retrouver. L'import actuel est annulé et l'ancien redevient actif.

Une business unit est rattachée à une entreprise dont le nom ne correspond pas exactement à une ligne de l'onglet Entreprises (ou cette ligne est elle-même en erreur). Corrigez l'orthographe, ou la ligne de l'entreprise, puis validez à nouveau. Voir Import en masse.

• Import de la structure (bouton Importer de la Structure) : crée vos groupes, entreprises et business units depuis un fichier Excel.
• Import des données comptables : charge vos écritures comptables pour alimenter le Reporting.

Ce sont deux fonctions distinctes.

Tous les rôles. Seule la rubrique Paramétrage des comptes est réservée aux Super Admin et Admin.

La création et la modification des modèles sont réservées aux Super Admin et Admin. Si vous voulez seulement présenter les résultats autrement (masquer ou réordonner des lignes), créez une personnalisation : c'est ouvert à tous. Voir Personalisation des modèles.

Elle est sans doute personnelle : elle n'est visible que par vous. Seule une personnalisation publique est partagée avec tous les utilisateurs de l'entreprise ; les Super Admin, Admin, Head Manager et Manager peuvent en créer une.

Vérifiez que des écritures ont été importées pour l'entreprise. Ensuite, dans Reporting → SIG, cliquez sur « Nouveau calcul », choisissez l'entreprise et le modèle, puis cliquez sur « Lancer calcul ». Voir SIG.

Dans Reporting → SIG, la liste « Calculs SIG disponibles » montre tous les calculs déjà faits. Cliquez sur une ligne pour le rouvrir.

Les calculs ne se mettent pas à jour tout seuls. Dans Reporting → SIG, le calcul porte le badge « À recalculer » : ouvrez-le et cliquez sur « Mettre à jour les calculs ».

Oui. Les boutons Annuel, Trimestriel et Mensuel changent le découpage. Pour une période libre (un semestre, par exemple), choisissez « Période personnalisée » et indiquez les dates.

Vous n'avez pas encore préparé de prévisions pour les mois à venir. Ouvrez Reporting → Projection → Projection réelle, préparez votre projection et validez-la. Voir Projection réelle.

Les projections partent des chiffres de l'année N-1. Importez d'abord les écritures de l'exercice précédent, puis lancez son calcul SIG avec le même modèle. Le message s'affiche comme « SIG de N-1 non calculé » (Projection réelle) ou « SIG de base non calculé » (Projection simplifiée).

• Projection réelle : un prévisionnel détaillé, ligne par ligne et mois par mois, sur tout le SIG. C'est elle que vos tableaux de bord comparent au réalisé.
• Projection simplifiée : vous ne prévoyez que le chiffre d'affaires. NK Software en déduit l'EBE et vous indique le CA mensuel minimum à atteindre.

Voir Projection réelle et Projection simplifiée.

Pas de panique : archiver ne supprime rien. Un Super Admin ou un Admin la restaure depuis Entités archivées avec « Désarchiver ».

La suppression définitive est irréversible : il n'existe pas de fonction de restauration. Contactez le support NK Software au plus vite ; si la suppression est très récente, une intervention est parfois possible. À l'avenir, préférez « Archiver ».

Plusieurs pages proposent un bouton d'export : l'échéancier d'un emprunt (Excel), le journal d'audit (Exporter CSV), le tableau des SIG (PDF) et le budget (Exporter). Il n'existe pas d'export global en un clic.